Mikor legyen könyvelőváltás?
Röviden és egyszerűen a válasz az lehetne, hogy a könyvelőváltás melletti döntést akkor kell meghozni, amikor a legnagyobb szükségét érezzük. Ugyanis nagy árat fizethet az, aki nem jól választ könyvelőt, akár több millió forint is veszíthet a vállalkozás.
Számviteli szempontból azt szokták mondani, hogy a könyvelőváltást ideális esetben az üzleti év zárása után célszerű meglépni, így az év eleje, vagyis január 1-je a legoptimálisabb időpont, mivel ekkor a korábbi könyvelő lezárja az előző üzleti évet, elkészíti a beszámolót, és átadja a szükséges dokumentumokat az új könyvelőnek.
A kérdésre visszatérve, ha már év közben azt tapasztalja az ügyfél, hogy nem pontosak az adatok, átláthatatlanok a dokumentációk, vagy nem éri el a rendesen a könyvelőjét, és nem tud megfelelő, aktuális információkkal szolgálni a feltett kérdésekre, igenis alaposan meg kell fontolni, hogy időben lépjen az ember, mielőtt még olyan hátrány érheti, ami hatalmas pénzösszeget követelhet a vállalat kasszájából.
A könyvelőváltás dilemmája. Kié a felelősség?
A könyvelőváltás döntésének meghozatala nehéz, de egyben felelősség teljes döntés a cég részéről, az új könyvelőnek pedig hatalmas, kihívásokkal teli feladat átvenni az eddig elvégzett, esetlegesen hibás munkát. Ugyanis az év közbeni váltás esetén az új könyvelőnek vállalnia kell a felelősséget az előző könyvelő által elkövetett hibákért is, amelyek részei lesznek az éves beszámolónak, melyet már ő maga állított össze. Ezért célszerű az elődje által már könyvelt tételek bizonylatait, elszámolását is ellenőriznie.
Az év közben történő könyvelőváltás esetén is ugyanazok az átadás-átvételhez kapcsolódó feladatok, mint az év elejei könyvelőváltás idején, viszont év közben nincs kötelező zárás és beszámolót sem kell készíteni.
Ez a helyzet fontos bizalmi kérdést adhat az új könyvelővel kapcsolatban. Munkája, hogy milyen gondosan fogja átvenni a szükséges dokumentumokat, azt milyen alaposan ellenőrzi, és később miként orvosolja, egy próbatételként is felfogható az ügyfél részéről.
De nem írhatunk mindent a könyvelő számlájára. Az ügyfélnek is van bizonyos felelőssége azért, hogy a könyvelő megfelelő dokumentumokat és információkat kapjon, valamint a könyvelővel megfelelően kommunikáljon. Könyvelni csak szabályszerűen és a könyvelő rendelkezésére bocsátott bizonylat alapján lehet.
Így a felelősség kérdését tekintve, és az előző hibából tanulva, fontos megjegyezni, hogy a könyvelőváltás idején, majd az új megbízás esetén a szerződésben célszerű a pontos feladatok rögzítése mellett, a felelősség kérdéseire is részletesen kitérni.
De hogyan is válasszuk meg új könyvelőnket és milyen a jó könyvelő?
Először is fontos, hogy elegendő időt és figyelmet fordítsunk a könyvelő kiválasztására, hogy megtaláljuk a legmegfelelőbb szakembert a vállalkozásunkhoz. A jó könyvelő segíthet a pénzügyi folyamatok hatékonyabbá tételében és a sikeres adózási kötelezettségek teljesítésében. A rossz tapasztalatok után pedig még inkább arra sarkalja az embert, hogy alapos felmérést végezzen, még a szükebb környezetében is.
Egyrészt át kell gondolni, hogy milyen konkrét szolgáltatásokra van szükség a könyvelőtől. Például, milyen típusú könyvelési feladatokat, milyen adózási tanácsadást várunk el, vagy milyen jelentések és beszámolók elkészítésére van szükség.
Fontos, hogy a könyvelő tapasztalt, szakmailag felkészült a szükséges területet tekintve. A könyvelőnek ismernie kell a vállalkozás specifikációit és az adózási előírásokat. Ehhez akár kérhetőek referenciák, és fel lehet venni a kapcsolatot az ajánlott ügyfelekkel. Ez segít megerősíteni a könyvelő megbízhatóságát és a szolgáltatás minőségét. Továbbá, meg kell győződni arról is, hogy a könyvelő rendelkezik a szükséges licencel és engedélyekkel a tevékenység végzéséhez. Ez biztosítja, hogy a könyvelő megfelel a szakmai követelményeknek.
Nem elhanyagolható kérdés, hogy milyen áron dolgozik a kiszemelt könyvelő. Itt mérlegelni kell az ár és a szolgáltatások minősége közötti egyensúlyt.
Legvégső esetben, végezhető interjú is, ahol néhány kiválasztott könyvelő meghívásra kerül, hogy jobban megismerje őket. Bár egy könyvelő estében leginkább a szakmai hozzáértés döntő fontosságú, a személyes szimpátia sem elhanyagolható szempont.
Az interjún szó eshet a megbízó igényeiről, a könyvelői szolgáltatásokról, az árakról és a két fél elvárásairól. Ez lehetőséget ad arra is, hogy a könyvelő megmutassa kommunikációs készséget és leendő partner számára megfelelő együttműködési stílusról.
Végezetül, fontos tanács, hogy aláírás előtt ellenőrizni kell a szerződést. Ha kiválasztásra került egy könyvelő, még utoljára alaposan át kell olvasni a szerződést, és meg kell bizonyosodni arról, hogy az az elvárásokat és a szolgáltatásokat megfelelően tükrözi.
A megfelelő könyvelő kiválasztásával nemcsak jelentős időt, energia- és stresszterhelést takaríthatunk meg, hanem hosszú távon pénzügyi előnyökhöz is juthatunk. Az együttműködés egy megbízható könyvelővel segít abban, hogy a pénzügyi folyamatok hatékonyabbá váljanak, a számviteli rendszer rendszerezett legyen, és az adózási kötelezettségeket pontosan és hatékonyan teljesítsük. Ezáltal elkerülhetjük az esetleges büntetéseket és adóhatósági problémákat, amelyek jelentős anyagi terhet jelenthetnek a vállalkozás számára.
A legjobb könyvelőirodát keresi?
Akkor jó helyen jár!
A Megoldás Könyvelő Iroda az ország bármely pontjáról elérhető, mert nem csak papíralapú, de teljesen online könyvelést is végez!
Vagy keresse fel a Szolnoki irodánkat még ma, és vegye igénybe az átfogó vállalati szolgáltatásainkat!
Bízza ránk a mindennapi ügyvitelt, könyvelést, bérszámfejtést, pénzügyi tervezet elkészítését, munkaügyi feladatokat és adóügyi tanácsadást, hogy Ön teljes mértékben a vállalkozása fejlesztésére koncentrálhasson.
Válassza a megbízható, több évtizedes tapasztalattal rendelkező könyvelőirodánkat, amely magas szintű szakértelemmel és rugalmas megoldásokkal áll az Ön rendelkezésére. Ne hagyja, hogy a különböző adminisztratív feladatok leterheljék Önt!
Vélemény, hozzászólás?