Adminisztrációi kihívások
Az üzleti világban való navigálás során egy vállalkozó számos kihívással találkozhat, ilyen például a piaci konkurenciával való versengés, a megfelelő munkaerő megtalálása, az alkalmazottak hatékony vezetése, az ügyfelekkel való kommunikáció, egy sikeres üzleti stratégia kiépítse, az időmenedzsment kialakítása, a váratlan eseményekhez való igazodás vagy éppen a szükséges adminisztrációs feladatok elvégzése, hivatalos dokumentumok megőrzése.
Míg a legtöbb kihívás számos lehetőséget rejt magában, egy izgalmas kalandként lehet rá gondolni, melyeket a magunk előnyére fordítva a vállalkozás fejlődését és sikerét segíthetjük elő, addig az adminisztrációs feladatok, vagyis a hivatalos dokumentumok megőrzése és azok kezelése a legtöbb ember számára a legnagyobb mumus, stresszes, unalmas és kényszerű feladat. Ugyanakkor az egyik legfontosabb is a vállalkozások, cégek, munkaadók számára, mivel a dokumentumtárolás helyes és hatékony módja nem csak a törvényi kötelezettségeknek való megfelelést segíti elő, hanem a hatósági ellenőrzésekkel járó fejfájást is minimalizálja.
Nem riadalom keltésként, de akár akár 50.000 és 500.000 forint közötti büntetést is kaphat a vállalkozó, ha egy hatósági ellenőrzés vagy visszakeresés közben kiderül, hogy egy dokumentum nem megfelelően vagy egyáltalán nincs tárolva. 2012. január 1-jétől akár 1 milliós bírsággal is sújthatják azokat a vállalkozásokat, amelyek nem megfelelően kezelik és tárolják a beérkező dokumentumokat.
Az ilyen esetben nincs se figyelmeztetés, se türelmi idő, többszöri eset után pedig a büntetés a duplájára is nőhet.
Az egyszeri pénzbüntetés mellett hosszútávú következményei is lehetnek a hivatalos iratok nem megfelelő tárolásának. Negatívan befolyásolhatja a pénzügyi tervezést, csökkenhet az ügyfél bizalma a vállalkozás iránt, csökkentheti a termelékenységet, hibás pénzügyi döntéseket okozhatnak, valamint az adóbevallások vagy más határidős kötelezettségek elmulasztásához vezethet.
Azonban nem kell megijedni. Jelen cikkünkben segítünk, mely dokumentumot meddig kell megőrizni, miként kell azt kezelni.
Hivatalos dokumentumok megőrzése – Meddig szükséges tárolni a dokumentumokat?
Sok helyen olvasni lehet: „Van olyan dokumentum, amit 50 évig is meg kell őriznem?” Röviden, igen. De nem ne szaladjunk ennyire előre. Vegyük sorban, hogy mely hivatalos iratot meddig szükséges biztos helyen megőriznünk.
Az iratok megőrzési ideje aszerint változik, hogy milyen fajta dokumentumról van szó. Mi ezeket vesszük górcső alá.
- Pénzügyi Dokumentumok: Bevételek, kiadások, bankkivonatok, számlák és bizonylatok, valamint tevékenységhez kapcsolható pénzügyi helyzetet és tranzakciót kimutató dokumentumok.
- Adózási Dokumentumok: Adóbevallások, adófizetési igazolások, adóelőlegek és egyéb adózási dokumentumok.
- Munkaerő Dokumentumok: Bérszámfejtési kimutatások, munkaszerződések, alkalmazotti adatok.
Pénzügyi dokumentumok megőrzése
Az pénzügyi bizonylatok azok, amelyek az üzleti tranzakciók pénzügyi oldalát rögzítik. Ide tartoznak például a számlák, banki átutalások, beszedési megbízások, csekkek és számlakivonatok. Ezeknek a bizonylatoknak a megőrzési ideje általában 8 év, ami azt jelenti, hogy az adott üzleti évet követően még 8 évig kell megtartani ezeket az iratokat.
A tevékenységi bizonylatok azok, amelyek az üzleti tevékenységekkel kapcsolatos dokumentumokat tartalmazzák. Ilyenek lehetnek például megrendelések, visszaigazolások, fuvarlevelek stb. Ezeknek a bizonylatoknak a megőrzési ideje szintén 8 év.
Az átvételi bizonylatok arra szolgálnak, hogy dokumentálják az áruátvételt vagy az iratátvételt. Ide tartoznak például az átvételi bizonylatok és az iratátvételi könyv. Ezeket a bizonylatokat is 8 évig kell megőrizni.
A vegyes bizonylatok olyan iratokat foglalnak magukban, amelyek a számviteli rendszerben a vegyes könyvelési tételek bizonylatait alkotják. Ide tartoznak például az összesítő-, helyesbítő-, átvételezési bizonylatok, feladások, céltartalék képzésének, értékvesztés elszámolásának bizonylatai stb. Ezeknek a bizonylatoknak is legalább 8 évig kell megőrzésre kerülniük.
Az üzleti évről készített beszámolót, leltárt, értékelést, főkönyvi kivonatot és naplófőkönyvet 10 évig kell megőrizni. Fontos, hogy ezek az adatok olvasható formában legyenek, és az adatok feldolgozásánál alkalmazott számítógépes program is elérhető legyen erre az időszakra.
Az adózás rendjéről szóló törvény értelmében az iratokat az ezek vezetésére kötelezett adózó vagy a cég tulajdonosa az adóhatósághoz bejelentett helyen köteles őrizni. Az iratokat a könyvelés, feldolgozás időtartamára tehát továbbíthatjuk más helyre, de az adóhatóság felhívására azokat 3 munkanapon belül be kell tudni mutatnunk.
Adózási dokumentumok megőrzése
Az adózás rendjéről szóló törvény (Art.) szerint az adó megállapításához való jog elévüléséig a vállalkozó köteles megőrizni az adókötelezettség meghatározásához szükséges bizonylatokat, így a számlákat is.
A jogszabályban meghatározott bizonylat, nyilvántartás, a könyvvezetésről szóló jogszabályokban előírt könyvek, nyilvántartások, továbbá a tervek, szerződések, levelezések, nyilatkozatok, jegyzőkönyvek, határozatok (végzések), számlák és más kivonatok, igazolások, tanúsítványok, köz- és magánokiratok, megjelenési formájuktól függetlenül.
Az adózással kapcsolatos szerződéseket, számlákat, valamint az adóbevallást alátámasztó nyilvántartásokat a bevallás benyújtásának évéig, plusz öt évig – tehát a gyakorlatban hat évig vagyunk kötelesek megőrizni.
Halasztott adó esetén pedig a halasztott adó esedékessége naptári évének utolsó napjától számított 5 évig kell megőriznünk az iratokat, de a gyakorlatban ez 7 évet is jelenthet.
A cégeknek kötelességük az éves beszámolót és a könyvelés alapbizonylatait legalább 8 évig olvasható formában elrakni. Igaz ez a főkönyvi kartonokra, részletező nyilvántartásokra, az üzleti évről készített beszámolókra, az üzleti jelentésekre, valamint az azokat alátámasztó leltárokra, értékelésekre, valamint a naplófőkönyvre, és más, a törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartásokra is.
Azonban az üzleti évről készült beszámoló és az ehhez tartozó főkönyvi kivonatot, leltárt és értékelést már 10 évig kell tárolni.
Munkaerő dokumentumok megőrzése
A munkaügyi iratok egész sorát kell a hatóságok számára megőrizni, a munkabérrel kapcsolatos dokumentumokat a munkaügyi és a társadalombiztosítási hatóságok is elkérhetik, mivel a munkavállalók nyugdíjszámításaihoz szükség van rájuk. A nyugdíjmegállapításhoz a társadalombiztosítási nyugellátásról szóló törvény miatt már akár 50 évig is megőrzésre szorulnak.
Az új jogszabály értelmében a foglalkoztatóknak kötelességük gondoskodni a biztosítási jogviszonyhoz kapcsolódó munkaügyi és társadalombiztosítási iratok megőrzéséről. Ennek lényege, hogy az iratokat az érintett biztosítottakra, vagy volt biztosítottakra vonatkozó öregségi nyugdíjkorhatár betöltését követő öt évig meg kell őrizni.
A szabályozás azonban nem csak az öregségi nyugdíjkorhatárral kapcsolatos dokumentumokra terjed ki. Minden olyan iratot, amely a szolgálati idővel vagy a nyugdíj meghatározásával összefüggő jövedelmekkel kapcsolatos, meg kell őrizni. Ide tartoznak például a munkaszerződések, munkaszerződés-módosítások, bérjegyzékek, jogviszony megszűnésekor kiállított dokumentumok, évente kiadott járulékigazolások és az „igazolvány a biztosítási jogviszonyról és az egészségbiztosítási ellátásokról” nevű nyomtatványok (TB kiskönyv) másolatai.
Fontos megjegyezni, hogy ha a munkáltató jogutód nélkül megszűnik (például felszámolás vagy végelszámolás esetén), akkor is fennáll az iratok megőrzési kötelezettsége. A munkáltatónak be kell jelentenie a munkaügyi és társadalombiztosítási iratok őrzésének helyét a székhelye vagy telephelye szerint illetékes nyugdíjbiztosítási igazgatási szervnek.
A elektronikus adó- és járulékbevallások nem helyettesítik az iratmegőrzési kötelezettséget.
Az új jogszabályok mellett figyelni kell a 2018. május 25. napjától hatályos Általános Adatvédelmi Rendelet (GDPR) szabályaira is. A személyes adatokat tartalmazó dokumentumokat csak addig lehet tárolni, amíg azt a jogszabály engedi. Az elavult iratok időben történő megsemmisítése az adatvédelmi kockázatok minimalizálásához és az érzékeny információk védelméhez is hozzájárul.
A munkaügyi fórumon közzétett táblázat szerinti megőrzési határidők:
- 3 évig megőrizendő dokumentumok: munkaszerződés, kötelező tájékoztató, munkabér változással kapcsolatos munkaszerződés módosítások , szabadság nyilatkozatok, pótszabadság nyilatkozatok , munkaidő nyilvántartások , munkaidő beosztások (egyenlőtlen munkaidő beosztás esetén), bérjegyzék
- Nyugdíjkorhatás + 5 évig megőrizendő dokumentumok: bérkarton, munkáltatói jövedelemigazolás, adókedvezmény igazolás, biztosítottak nyilvántartásba vétele, orvosi igazolások (terhesség, fogyatékosság)
Digitalizált dokumentumok megőrzése
A hagyományos papír alapú dokumentumtárolás mellett vagy helyett lehetőség van a digitális megőrzésre is, beleértve a CD- és DVD-lemezek, külső vagy belső merevlemezek, pendrive-ok és más elektronikus adathordozók használatát.
Az digitális megőrzés esetén hozzáférést, esetleg letöltést kell biztosítani az adóhatóság számára. A számviteli törvény kimondja, az eredetileg nem ebben a formában kiállított bizonylatoknál az elektronikus másolatot akkor fogadja el a hatóság, ha a másolatkészítés alkalmazott módszere biztosítja az eredeti bizonylat összes adatának késedelem nélküli előállítását, folyamatos leolvashatóságát, illetve kizárja az utólagos módosítás lehetőségét.
Fontos figyelembe venni a digitális iratok megőrzésekor a környezeti tényezőket, mint a hőmérséklet és páratartalom változásait, amelyek negatív hatással lehetnek az adathordozókra és az adatok olvashatóságára. Az eszközök védelme érdekében olyan környezeti feltételeket kell biztosítani, amelyek megóvják azokat a káros hatásoktól.
Biztonsági mentési folyamatot is alkalmazni kell, ami magában foglalja az adatok másolatok készítését más adathordozókon is. Ezzel elkerülhető a veszteség, ha az egyik adathordozó megsérül vagy megsemmisül.
A digitális adattárolás és megőrzés terén alapvető, hogy a megfelelő óvintézkedéseket és technikákat alkalmazzuk, hogy az adatok ne csak fizikailag, hanem technológiailag is biztonságban legyenek.
Iratmegsemmisítés
A megőrzési idő lejártával fontos lépés a hivatalos iratok megsemmisítése, azonban ennek módjára és gondosságára kell ügyelni. Csak egyszerűen a szemétbe dobni nemcsak felelőtlenség, hanem jogszabályellenes is lehet, mivel az illetéktelenek hozzáférhetnek az adatokhoz és információkhoz, amelyekkel visszaélhetnek. A gondos iratmegsemmisítés biztosítja, hogy az érzékeny információk ne kerüljenek illetéktelen kezekbe, és megőrizzék a vállalkozás és az ügyfelek bizalmát és biztonságát.
Az iratmegsemmisítési folyamatnak legalább annyira alaposnak és gondosnak kell lennie, mint magának a dokumentum megőrzésének. Kötelező jegyzőkönyvet vezetni erről a folyamatról, és biztosítani kell, hogy az iratokon szereplő adatok teljes mértékben megsemmisüljenek. Gyakran ehhez papírdarálást alkalmaznak. Ha nagyobb mennyiségű iratról van szó, érdemes olyan szakértő vállalkozást bevonni, amely erre specializálódott, de mindenképpen bizonyosodj meg arról, hogy a cég etikusan és felelősségteljesen végezze a munkát.
Végezetül még egy apró tanács. Ha több helyen több információt is talál, mely dokumentumot meddig kell megőrizni, célszerű a leghosszabb időhöz alkalmazkodni, abból ugyanis sosem lesz baj.
Ha még továbbra is bizonytalan, vagy bármilyen más könyveléssel kapcsolatos tanácsra van szüksége, szeretné optimalizálni adóterheit, forduljon bátran a Megoldás Könyvelő Iroda szakértő csapatához.
Vélemény, hozzászólás?